Tâches Fondamentales De La Gestion Des Instruments Commerciaux

L 'instrument est un document écrit contenant des informations écrites sur toutes les activités internes et externes.La qualité des documents,Gestion de documentsLa question de savoir si la réglementation, l 'intégrité sont directement liées aux intérêts vitaux de la société.Gestion des documentsTravailPetit, complexe, multi - humain, vasteCaractéristiques".Au cours de la réception et de la distribution des documents, il peut y avoir des lacunes dans la réglementation qui peuvent causer des pertes à l 'entreprise si l' on ne précise pas les responsabilités de chaque maillon ou poste.Renforcer les relationsInstruments commerciauxLa gestion scientifique est un élément important de la gestion d 'entreprise.Comment gérer les instruments de manière méthodique, sans perdre de vue ni divulguer des informations, et faciliter leur bon fonctionnement, leur accessibilité et leur utilisation efficace.C 'est une question qui mérite d' être étudiée.Les tâches fondamentales de la gestion des instruments doivent être comprises et comprises de manière globale et spécifique, afin de mettre en place des systèmes de gestion rationnels.Le renforcement des institutions est un élément fondamental de la gestion de l 'instrument.

Gestionnaire de documentsTâches fondamentalesDans l 'ensemble, il s' agit d' adopter un ensemble de dispositions et de mesures efficaces pour que l 'instrument puisse fonctionner de manière ordonnée.Assurer la sécurité et l 'utilisation efficace de l' instrument, ce qui permettrait d 'améliorer l' efficacité et de faire avancer les travaux.En particulier:

　Gestion du nombre d 'instruments

La gestion du nombre d 'instruments consiste à réduire le nombre d' instruments inutiles.Le contrôle du nombre d 'instruments a pour but de rationaliser les instruments et de surmonter le formalisme et le formalisme.

Le principe de la rédaction devrait être fondé sur le travail global et l 'efficacité globale, lorsque le travail effectif a effectivement donné lieu à des besoins de rédaction et que l' on s' attend à ce que le travail soit plus efficace que d 'autres méthodes.Il s' ensuit qu 'il n' y a pas lieu de publier des documents vides de sens et dépourvus d 'intérêt pratique, que les communications spéciales ne sont pas nécessaires pour résoudre des problèmes tels que les appels téléphoniques, les entretiens ou les bureaux sur le terrain, que les questions peuvent être traitées de manière globale ou intégrée, etc.

Gestion de la qualité des documents

Le contrôle de la qualité des instruments consiste à assurer la qualité de ces instruments en réglementant leur élaboration et leur production.La qualité de l 'instrument, c' est - à - dire son exactitude et sa validité pour ce qui est de l 'enregistrement, de l' expression et du contenu de l 'information.L 'objectif de la gestion de la qualité des instruments est d' améliorer l 'exactitude, la normalité et l' applicabilité de chaque instrument en ce qui concerne le thème, le texte, la présentation, etc.

L 'ensemble du processus d' élaboration et de production de l 'instrument, y compris la rédaction, la rédaction, l' émission, la signature, la correction d 'épreuves et l' impression, devrait être strictement réglementé, en mettant l 'accent sur les quatre éléments de l' instrument, à savoir la rédaction, l 'approbation, l' émission et la correction d 'épreuves.

　Gestion de la prescription

La gestion de la prescription est une gestion efficace du cycle opérationnel de la transmission des instruments.L 'objectif est de réduire le temps consacré à chaque étape de l' instrument, d 'en accélérer le fonctionnement et d' en accroître l 'efficacité.

L 'utilisation de l' instrument et l 'efficacité de ses services sont directement liées à son fonctionnement.Il est donc essentiel de gérer efficacement tous les aspects du fonctionnement de l 'instrument et de s' employer à catalyser l' ensemble du processus.En particulier, les documents d 'urgence doivent être rédigés en premier, examinés en premier et distribués en premier, et des délais précis doivent être fixés pour leur réception.{page} u break}

Gestion des éléments matériels de l 'instrument

Les éléments matériels de l 'instrument comprennent les supports écrits et les textes explicatifs.Le papier est le principal support papier, l 'encre, l' encre et l 'encre sont les principaux matériaux d' affichage.L 'objectif de la gestion des éléments matériels de l' instrument est d 'assurer l' intégrité et la durabilité des éléments matériels de l 'instrument, de prolonger sa durée de vie et de jeter les bases d' un volume et d 'un archivage.

D) Les documents reçus par les télécopieurs et les documents reproduits par les photocopieurs ne devraient pas être conservés de façon permanente et, s' il s' avère nécessaire de les archiver de façon permanente, devraient être réexpédiés à l 'unité d' envoi.En plus de ces exigences, il est d 'usage d' assurer la maintenance des documents et de déceler rapidement les problèmes.

　Gestion du prêt et de la reproduction des documents

1) Gestion des prêts documentaires

Le prêt documentaire est un mode fondamental d 'utilisation de l' instrument, qui est géré de manière à garantir la sécurité et l 'utilisation de l' instrument en contrôlant son étendue, en renforçant les procédures de prêt et en encourageant la restitution en temps voulu.

La réglementation du crédit documentaire devrait prévoir des systèmes rigoureux de prêt, y compris des normes concernant la restitution en temps voulu, l 'interdiction absolue de la reproduction et le non - détournement.

2) Gestion de la reproduction des documents

La gestion de la reproduction dénommée "instrument" est reproduite telle quelle en fonction du contenu et du format de l 'original de l' instrument, y compris les copies réimprimées à partir de l 'original et les copies à l' aide d 'une photocopieuse ou d' un scanner.

La reproduction ou la reproduction des documents sont soumises à l 'approbation des dirigeants et les documents approuvés ou commandés ont le même effet que les originaux, à condition que les photocopies soient munies d' un badge d 'authentification lorsqu' elles sont utilisées comme documents officiels.

　Gestion de la sécurité des documents

La gestion de la sécurité des documents exige le fonctionnement et la garde en toute sécurité des documents.Dans le cadre du traitement de l 'instrument, tous les aspects de sa production, de sa transmission, de son traitement, de son volume et de son archivage devraient être traités avec sérieux, de manière institutionnalisée et par des moyens scientifiques, de manière à garantir la sécurité de l' information et de la nature de l 'instrument, qu' il ne soit pas divulgué, perdu, endommagé ou dispersé.