Bureau De La Gestion Des Documents

Le téléchargement et le téléchargement sont des fonctions essentielles du Bureau, et la réception, la pmission, l 'archivage et la recherche de tous les types de documents sont naturellement au cœur de l' activité du Département.

Un choix approprié du produit logiciel, l'utilisation de cette entité

Aujourd'hui, la promotion de l'ordinateur, à l'aide d'un logiciel informatique approprié pour la gestion de l'information sur les documents officiels, permettra sans aucun doute d'améliorer l'efficacité de travail, de réduire considérablement la force de travail.

Actuellement disponible sur le réseau de recherche à une variété de type de logiciel de traitement de documents, par exemple: gestion de siècle keyi de système de fichier, le système de gestion de fichiers, l'émetteur - récepteur de papier de bureau de Pékin - dragon et système d'intégration de gestion de fichier, et ainsi de suite, Ces systèmes ont leurs points forts, il est essentiel de choisir des produits appropriés pour l'utilisation de cette entité, nous après l'essai de comparaison, de sélection est le système de dragon - le Bureau de réception et d'intégration de gestion de fichier, la principale caractéristique de bureau de dragon dans boîte, le registre, sans tenir compte de la situation du fichier d'archive (catégories telles que si dans le fichier et le fichier, etc.), dans le fichier d'archivage centralisé, saisissez simplement reçus ou le numéro de série correspondant, est sur le point de fichier d'entrée et de sortie correspondant de régulation de profil, ce processus de fonctionnement de sorte que Le traitement de documents plus simple.

Dans le même temps, le Bureau lors de l'impression d'aspects de conception unique, presque sur le format d'impression de modifier arbitrairement, Wendeng (rangée) Enregistrement d'impression peut être continue, chaque page peut enfin l'impression pleine page.

Deuxièmement, quotidienne

L 'ordre est la première loi des cieux.

Une étude menée par un organisme de recherche américain auprès de 200 employés de grandes sociétés a révélé que ces derniers perdaient six semaines par an à chercher des objets délabrés.

Dans la pratique, nous voyons souvent des fonctionnaires qui renvoient toutes les données de l 'armoire à documents, les fouillent à plusieurs reprises et ne trouvent pas nécessairement les documents nécessaires, ce qui représente une perte de temps et d' énergie.

Je pense qu 'il est plus facile de perdre du temps à la recherche de quelque chose.

La recherche rapide des documents requis reflète une bonne qualité de travail.

Les documents sont entreposés selon certaines règles et sont dépensés à l 'avance pour une petite période, mais en fin de compte, ils nous permettent de gagner beaucoup de temps et d' énergie, ce qui exige que nous puissions adopter cette bonne habitude de travail.

Lorsque notre unité n 'utilise pas de logiciel de gestion des archives, les fichiers non archivés sont stockés dans des boîtes de rangement, ce qui permet naturellement de réduire la portée de la recherche des fichiers.

Après l 'utilisation du logiciel de gestion des archives, nous avons procédé à une réforme de la garde des documents préalables à l' archivage, tous les documents étant classés selon le numéro de série de la ligne de réception et ne faisant plus l 'objet d' une classification. Les documents requis sont d 'abord recherchés au moyen d' un logiciel informatique, le registre de la ligne de réception est vérifié au moyen du numéro de série de la ligne de réception et la signature indique s' ils sont conservés dans le Département.

Si elle est conservée dans le Département, les documents sur support papier peuvent être rapidement retrouvés sur la base du numéro de série reçu (ligne).

Communication des documents

Il est gênant que les dirigeants nous demandent de trouver un document que nous ne trouvons pas et qui ne prouve pas qu 'il est détenu par ce département.

La pmission des documents quotidiens des grandes unités sectorielles se fait sur la base de la signature, mais j 'ai constaté dans la pratique que certaines d' entre elles, du fait de leur travail très chargé, omettent certains éléments nécessaires, ce qui entraîne une certaine confusion quant à leurs responsabilités, qui s' étend sur le long terme.

Par exemple: la fin de l'année, les services de fichiers d'un an pour donner le Bureau unifié de classement, de nombreuses unités n'ont pas d'énergie pour élément de vérifier si le fichier et omissions, ou sur le document présenté de nouveau signer.

Alors, si l'un de nous n'est pas dans le dossier de vérifier un document, il ne peut dire clairement le fichier manquant.

Alors comment résoudre ce problème? Dans les conditions de traitement de documents à la main, c'est une question difficile, dans le cas de l'ordinateur de gestion, mais il devient plus facile.

Voici la façon dont nous abordons cette question, par exemple en utilisant des bureaux de dragon volant.

Rassemble les documents des départements, retire ceux qui n 'ont pas de valeur d' archivage et les emballe conformément aux normes de classement.

2, avec les archives de la boîte est effectuée, sur la base de l'opération d'enregistrement de bureau en dragon (dans l'entrée, l'entrée de fichier reçu, le numéro de série peut être un fichier appelé correspondant).

3, tous les fichiers d'entrée est terminé, de retirer de document est également entrée dans des archives, mais pour lequel vous voulez établir seuls une boîte d'archivage (ci - après la suppression de pratique).

4, dans le Bureau de réception de dragon dans ce document (rangée) séparément des données d'interrogation, la condition d'interrogation sélectionne une année n'est pas dans les documents d'archive, ces documents, à savoir le document de chaque secteur non soumis à l'impression à la demande, ces documents, et par l'accès de réception (rangées) Wendeng écrit sur le carnet de signature pour confirmer ces fichiers sont respectivement stockés dans ce secteur.

5, à tous les services de collecte non remis les documents et les documents de ce type à rouleau supplémentaire aux archives.